elektronische Buchhaltung

Elektronische Buchhaltungspflicht 2025

Was du nun als Gründer zu deiner Buchhaltung wissen und beachten musst

Die Digitalisierung hat längst Einzug in alle Bereiche unseres Lebens gehalten, auch in der Buchhaltung. Ab dem Jahr 2025 wird die elektronische Buchhaltung für Unternehmen verpflichtend sein. Doch was
bedeutet das für dich als Gründer und Unternehmer?

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen
Buchhaltung in Kraft. Alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, müssen von da an elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und bearbeiten. Diese Maßnahme zielt darauf ab, den digitalen Wandel im Rechnungswesen voranzutreiben und Geschäftsprozesse effizienter und transparenter zu gestalten.

Die wichtigsten Punkte zur elektronischen Buchhaltungspflicht 2025 im Überblick

Verpflichtung zur E-Rechnung:
Ab 2025 musst du in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das betrifft den gesamten B2B-Bereich, um den Austausch von Rechnungen zu standardisieren und zu digitalisieren. Stelle sicher, dass deine Buchhaltung den neuen gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Technische Anforderungen:
Um deine Pflicht ordnungsgemäß erfüllen zu können, musst du entsprechende Softwarelösungen implementieren, die den Austausch und die Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglichen. Das beinhaltet die Auswahl und Integration von Software, die kompatibel mit den aktuellen Standards für elektronische Rechnungen ist. Diese Software muss regelmäßig aktualisiert werden, sodass insbesondere Sicherheitsanforderungen eingehalten werden können.

Unterschiede zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung

Der Begriff E-Rechnung verleitet immer noch zu Missverständnissen, denn im allgemeinen Sprachgebrauch werden bildhafte Darstellungen wie in einer PDF-Datei und strukturierte Formate häufig noch in einen Topf geworfen. Deshalb ist es wichtig, sich die drei unterschiedlichen Rechnungsformen einmal genau vor Augen zu halten:

  • Papierrechnung: Klassische gedruckte Rechnungen, die per Post verschickt werden.
  • PDF-Rechnung: Eine digitale Darstellung herkömmlicher Papierrechnungen, die per E-Mail verschickt wird. Sie erfordert manuelle Verarbeitung und ist daher nicht optimal für eine vollständige Automatisierung
  • E-Rechnung: Ein strukturiertes Format, das direkt von der Software verarbeitet werden kann, ohne manuelle Eingriffe. E-Rechnungen sind effizienter und reduzieren Fehlerquellen erheblich

Vorteile der E-Rechnung

Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen die Bearbeitung von Rechnungen.
Fehlerreduktion: Elektronische Systeme minimieren Fehler, die durch manuelle Dateneingabe entstehen können. Das erhöht die Genauigkeit und Zuverlässigkeit deiner Buchhaltung.
Schnellere Bearbeitung: E-Rechnungen können schneller bearbeitet und bezahlt werden, was den Cashflow verbessert und die Liquidität deines Unternehmens sichert.

Übergangsfrist bis 2027:
Du hast bis Ende 2027 Zeit, deine Systeme und Prozesse vollständig anzupassen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Diese Übergangsfrist bietet ausreichend Zeit für die Implementierung und Anpassung. Es ist jedoch ratsam, frühzeitig mit der Umstellung zu beginnen, um mögliche Probleme rechtzeitig aus dem Weg zu schaffen.

Beratung und Unterstützung:
Insbesondere für dich als Gründer ist es wichtig, dich frühzeitig mit diesen Änderungen auseinanderzusetzen. Beratung durch Experten kann dir dabei helfen, die Anforderungen zu verstehen und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen. Informiere dich über verfügbare
Förderprogramme und Unterstützungsmöglichkeiten, um den Übergang zur elektronischen Buchhaltung reibungslos zu gestalten.

Vorbereitung auf die elektronische Buchhaltungspflicht

1) Informieren und schulen
Informiere dich frühzeitig über die Anforderungen der elektronischen Buchhaltung und besuche gegebenenfalls Schulungen. Das hilft dir, das notwendige Wissen aufzubauen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten über die Änderungen informiert sind. (Psst: Folge mir unbedingt auch nach deiner Gründung: demnächst biete ich nämlich etwas Spannendes zu diesem Thema an.)

2) Passende Software wählen
Die Auswahl einer geeigneten Buchhaltungssoftware ist entscheidend für eine reibungslose Umstellung. Achte darauf, dass die Software kompatibel mit den gesetzlichen Anforderungen ist und regelmäßige Updates erhält.

3) Sicherheit gewährleisten
Datensicherheit sollte oberste Priorität haben, daher ist es wichtig, sich mit den geltenden Datenschutzbestimmungen vertraut zu machen und sicherzustellen, dass die eingesetzten Systeme sicher sind.

4) Regelmäßige Updates
Die Gesetzeslage zur elektronischen Buchhaltung kann sich ändern, daher ist es wichtig, regelmäßig über Neuerungen informiert zu bleiben. Abonniere relevante Newsletter und besuche Branchenveranstaltungen, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Aufbewahrungspflichten: E-Rechnung und GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung)
Für deine elektronischen Rechnungen gelten die gleichen Vorschriften wie für herkömmliche Papierrechnungen. Das bedeutet, dass du auch E-Rechnungen für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren musst. Dabei ist es besonders wichtig, dass deine Systeme nicht nur sicher sind, sondern auch die gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung erfüllen. Achte darauf, dass du eine Lösung wählst, die GoBD-konform ist und deine Daten sicher archiviert. Nur so kannst du sicherstellen, dass du bei einer möglichen Prüfung alle notwendigen Dokumente vorlegen kannst und rechtlich abgesichert bist.

Doch keine Panik! Denn mit einer rechtzeitigen Vorbereitung und der richtigen Herangehensweise kannst du die elektronische Buchhaltungspflicht im Jahr 2025 erfolgreich meistern und von den Vorteilen profitieren.

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Egal, für welche Software du dich entscheidest, ich empfehle dir, diese bereits frühzeitig – am besten jetzt – einzurichten. So hast du noch ausreichend Zeit, dich damit vertraut zu machen.


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