Alle Fragen und Anworten zur elektronischen Buchhaltungspflicht, die du als Unternehmer ab dem 01.01.2025 wissen solltest
Du führst bereits dein eigenes Business und hast nun von der elektronischen Buchhaltungspflicht gehört, die ab dem 01.01.2025 in Kraft tritt? Du weist bislang nur, dass diese Veränderung darauf hin zielt, Unternehmer mehr in Richtung Digitalisierung zu bringen? Nein – bzw. jaein, denn das Thema betrifft weitaus mehr als nur die Digitalisierung für all diejenigen, die selbstständig sind. Sie wird dir dabei helfen, dich als Unternehmer effizienter aufstellen zu lassen, Prozesse zu optimieren und Fehler zu reduzieren, sodass du deinen Fokus noch besser auf dein eigentliches Business setzen kannst.
Doch was bedeutet das genau? Wer ist tatsächlich betroffen? Und wie erstellt man eigentlich eine E-Rechnung?
Finde hier alle Fragen und Antworten zum Thema ‚elektronische Buchunghaltungspflicht‘ im Überblick.
Was bedeutet die elektronische Buchhaltungspflicht ab 2025?
Die elektronische Buchhaltungspflicht bedeutet, dass ab 2025 alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet sind, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und verarbeiten zu können. Dies ist ein Schritt in Richtung Digitalisierung und effizientere Geschäftsprozesse.
Wer bzw. welche Unternehmen sind von der Pflicht betroffen?
Alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche, müssen sich an diese neue Regelung halten. Dies betrifft sowohl große Konzerne, als auch kleine und mittelständische Unternehmen. Ziel ist es, einen einheitlichen Standard zu schaffen, der den gesamten B2B-Bereich abdeckt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format vorliegt und so eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dies kann beispielsweise ein XML-Format sein, das die Daten klar und maschinenlesbar darstellt.
Wie erstelle ich eine E-Rechnung?
Die Erstellung einer E-Rechnung erfolgt in der Regel mithilfe einer speziellen Buchhaltungssoftware, die die Daten im erforderlichen Format generiert. Du solltest sicherstellen, dass deine Systeme kompatibel mit den neuen Anforderungen sind und die gesetzlichen Vorgaben erfüllen.
Tipp zur Software: Ich persönlich nutze die Software von Lexoffice für meine eigene Buchhaltung und empfehle sie auch unseren Kunden im Gründercoaching weiter. Lexoffice ist benutzerfreundlich und gut verständlich. Großer Vorteil einer solchen Software: man hat immer einen perfekten Überblick über seine Zahlen.
Welche Vorteile hat eine E-Rechnung?
Automatisierte Prozesse verringern den manuellen Aufwand erheblich, sodass du mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben haben wirst und dich künftig auch gezielter auf dein Business konzentrieren kannst. Da weniger manueller Aufwand entsteht, sinkt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Zudem wirst du merken, wie sich dein Verhalten im Papierverbrauch und Postversand verändern wird und du gleichzeitig etwas gutes für die Umwelt tust! Doch nicht nur das, du wirst merken, wie hoch die Kosten sein werden, die du dir dadurch sparen wirst.
Welche Aufbewahrungspflichten gelten für E-Rechnungen?
E-Rechnungen unterliegen den Aufbewahrungspflichten der Papierdokumente. Das bedeutet, dass sie gemäß den gesetzlichen Vorgaben über einen bestimmten Zeitraum, in der Regel zehn Jahre, digital und sicher archiviert werden müssen.
Welche Angaben muss eine E-Rechnung beinhalten?
Eine E-Rechnung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten, die auch auf einer Papierrechnung erforderlich sind. Dazu gehören unter anderem die Steuernummer, das Ausstellungsdatum, die Rechnungsnummer, die Menge und Art der Dienstleistungen sowie der Nettobetrag und die darauf entfallenden Steuern.
Ist eine Rechnung per E-Mail gleich eine E-Rechnung?
Nein, eine einfache Rechnung per E-Mail ist nicht automatisch eine E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF-Dokument allein erfüllt diese Anforderungen nicht zu 100 %.
Gilt eine PDF-Datei als E-Rechnung?
Eine PDF-Datei allein gilt nicht als E-Rechnung, da sie nicht das erforderliche strukturierte Datenformat für die automatische Verarbeitung enthält. E-Rechnungen müssen in einem Format wie bspw. XML-Format vorliegen, das die Daten maschinenlesbar darstellt und eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.
Erfahre noch mehr zur elektronischen Buchhaltungspflicht ab 2025 und profiere von der Umstellung! Stelle sicher, dass dein Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen entspricht und du alle Vorteile effizient nutzen wirst.
